France - Aegon a choisi la solution de Parking Management de Sharvy pour le stationnement de ses collaborateu

Gérer le stationnement des salariés a toujours été un enjeu pour les entreprises : manque de places, badges perdus, stationnement sauvage, gestion coûteuse, inadaptation aux nouvelles mobilités... Et la crise du Covid et l’avènement du télétravail n’ont fait que renforcer ces difficultés. Pour faire face à ces enjeux, la startup française Sharvy, basée à Montpellier, a développé une solution SaaS de gestion des parkings et bureaux d’entreprises comptant plus de 60 000 utilisateurs quotidiens (Vinci, JC Decaux, Nestlé, Ralph Lauren, Onet…). Cette solution de Parking Management a été choisie par Aegon, société d’assurance néerlandaise présente en Amérique, Europe et Asie, pour gérer le stationnement de ses 500 collaborateurs au sein de son siège espagnol à Madrid en juin 2024. Six mois plus tard, le bilan est positif et sans appel : là où avant seulement 15% des collaborateurs avaient accès au parking (car titulaires d’une place), ce sont désormais 74% des demandes de places qui sont satisfaites en moyenne au quotidien avec un taux d’occupation du parking de l’entreprise qui avoisine désormais les 100%.

POURQUOI LE CHOIX DE LA SOLUTION DE PARKING MANAGEMENT DE SHARVY ?

74 places pour 500 collaborateurs

Fondée en 1983, Aegon est une compagnie d’assurance néerlandaise opérant en Amérique, en Europe et en Asie. Son siège espagnol, situé à Madrid, faisait face depuis plusieurs années à un problème de stationnement. En effet, avec seulement 74 places de parking pour 500 collaborateurs, il était difficile de répondre efficacement aux besoins de chaque employé au quotidien. Un problème décuplé par les nouveaux modes de travail hybrides post-Covid.

Une gestion complexe à l’ère du travail hybride

Avant la pandémie, les collaborateurs se rendaient au bureau chaque jour et les places de parking étaient attribuées nominativement via un abonnement mensuel payant. Toutefois, avec l’adoption d’un modèle hybride après la crise sanitaire, permettant jusqu’à trois jours de télétravail par semaine, des limites dans la gestion du stationnement sont rapidement apparues. Face à cette problématique, la direction des Ressources Humaines d’Aegon, en collaboration avec l’équipe des Services Généraux, a réfléchi à une solution permettant un partage plus équitable des places. L’objectif était d’assurer une rotation optimisée afin que l’ensemble des collaborateurs puisse accéder au parking, tout en tenant compte des contraintes d’espace.

Une 1ère solution qui ne satisfaisait personne

Une première solution a été mise en place par les équipes d’Aegon, reposant sur le principe du « premier arrivé, premier servi ». Concrètement, les premières personnes à effectuer leur réservation obtenaient une place. Cela entraînait une ruée vers le calendrier dès son ouverture chaque jour à midi, obligeant chacun à interrompre son activité pour se connecter et réserver sa place en ligne. Ce système soulevait en plus un problème d’équité, désavantageant les collaborateurs indisponibles à cet horaire. Soucieuse de proposer une solution plus juste pour l’ensemble de ses collaborateurs, Aegon a recherché une alternative mieux adaptée. C’est ainsi que Sharvy, avec son algorithme garantissant une répartition équitable, a été identifié et sélectionné par l’entreprise.

Marta Molina Fuster, HR PMO & People Analytics chez Aegon : « Historiquement, nos places de parking étaient toutes attribuées nominativement. Mais nous souhaitions changer ce mode de fonctionnement. Étant donné que désormais nous ne venions plus tous les jours au bureau, cela faisait sens de se partager les places de parking. D’autant que nos locaux sont dans un quartier où le stationnement est compliqué et un peu éloignés des transports en commun. »

COMMENT S’EST PASSÉE LA MISE EN PLACE DE LA SOLUTION SHARVY ?

Une intégration facilitée grâce à la compatibilité avec le SIRH déjà présent

À la suite des premiers échanges et d’une démonstration, Sharvy s’est révélé être la solution idéale pour répondre aux enjeux de partage et d’équité de la ressource stationnement d’Aegon. La direction des Ressources Humaines a donc décidé de l’adopter, lançant ainsi la collaboration en juin 2024, avec un déploiement prévu pour septembre de la même année. Pour mener à bien ce projet, Aegon a mis en place une équipe dédiée, réunissant les Ressources Humaines, l’IT ainsi que l’équipe en charge de Workday, le SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) utilisé par l’entreprise et connecté à l’application. L’intégration de Sharvy avec Workday a grandement facilité l’adoption de la solution. Cette connexion permet en effet de gérer automatiquement les utilisateurs : leur création lors d’un recrutement et leur suppression en cas de départ.

De nouvelles règles de priorité

Suite au déploiement de la solution de Parking Management de Sharvy sur le site de Madrid, sur les 74 places de parking disponibles seulement 15 restent nominatives. Les collaborateurs titulaires de ces places ont l’obligation de les libérer, dans l’application Sharvy disponible sur mobile et via l’interface web dédiée, lorsqu’ils ne sont pas présents au bureau, afin qu’elles puissent être mises à disposition de leurs collègues. Par ailleurs, pour garantir une répartition plus équitable du stationnement, de nouvelles règles de priorité ont été mises en place. Certaines catégories de collaborateurs bénéficiant ainsi désormais d’un accès privilégié, notamment les personnes à mobilité réduite, les femmes enceintes, les covoitureurs et les managers.

Un algorithme d’attribution équitable

La solution de Sharvy propose deux types d’algorithmes pour réaliser l’attribution automatique des places demandées à la réservation. Dans le cas d’Aegon, l’entreprise a opté pour l’algorithme d’attribution équitable. Ce système ne repose plus sur la rapidité de réservation, mais sur une attribution basée sur l’historique d’utilisation. En effet, les places sont attribuées quelques jours avant la date souhaitée, en fonction du nombre de réservations obtenues précédemment. Ainsi, si une seule place est encore disponible, elle sera accordée en priorité au collaborateur qui en a le moins bénéficié ces derniers jours (à profil et niveau de priorité équivalents).

Marta Molina Fuster, HR PMO & People Analytics chez Aegon : « Nous avons sélectionné Sharvy pour son algorithme équitable principalement, c’est selon moi l’atout majeur de la solution que nous ne retrouvions pas ailleurs ! Sans oublier aussi son interface simple et l’expérience utilisateur très intuitive. Nos collaborateurs ont rapidement pris en main la solution. Nos problèmes de justice et d'équité ont été résolus depuis que nous avons commencé à utiliser l'application ; bien que le manque d'espace soit un fait pour tout le monde, c'est le meilleur système que nous ayons trouvé et depuis que nous l'utilisons, nous n'avons pas eu de problèmes techniques. Sharvy fonctionne parfaitement et nous avons été très bien accompagnés dès le début, malgré le fait que nous soyons espagnols et Sharvy soit français. La barrière de la langue n’a pas posé de problèmes ! »

6 MOIS PLUS TARD : LES BÉNÉFICES OBSERVÉS DE LA SOLUTION DE PARKING MANAGEMENT DE SHARVY

Un sentiment d’équité renforcé parmi les collaborateurs

Le stationnement était l’un des défis majeurs chez Aegon depuis plusieurs années. Grâce à Sharvy, la perception du parking a évolué positivement et ce, de manière significative. Auparavant, ce sujet figurait régulièrement parmi les points négatifs de l’enquête de satisfaction annuelle. Toutefois, dans le dernier questionnaire, envoyé quelques mois après l’implémentation de Sharvy, le stationnement a bien été mentionné, mais davantage en raison du manque de places disponibles que de l’algorithme lui-même. Ce dernier a, au contraire, renforcé le sentiment d’équité parmi les collaborateurs. De plus, ses critères d’attribution sont désormais bien compris et transparents pour tous.

Une demande de stationnement mieux satisfaite

Alors qu’auparavant, seuls 15 % des collaborateurs avaient accès au stationnement (car titulaires d’une place), aujourd’hui, 74 % des demandes sont satisfaites chaque jour en moyenne. Toutes les places sont attribuées quotidiennement, à l’exception du vendredi, qui est généralement une journée plus calme du fait du nouveau mode de travail hybride. Le taux d’occupation du parking avoisine à présent les 100 %. Sans une solution de partage comme Sharvy, et compte tenu du modèle hybride en place chez Aegon, ce taux aurait été bien inférieur.

Marta Molina Fuster, HR PMO & People Analytics chez Aegon : « Depuis que nous utilisons Sharvy, les plaintes de nos employés sont d'une nature différente. Il y a toujours un mécontentement concernant le manque d'espace, mais le changement du système d'attribution des places de parking est apprécié. C’est le point le plus positif selon moi. Merci Sharvy de nous avoir permis d’améliorer à ce point la gestion de nos places de parking ! » 

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